W związku z ogłaszanym w kolejnych krajach UE zagrożeniem epidemiologicznym z powodu COVID-19 i powrotami kolejnych stypendystów do kraju pragnę wszystkich uspokoić i zapewnić, że Uczelnia w zgodzie z obowiązującymi przepisami i zaleceniami NA-FRSE będzie każdą mobilność rozpatrywała z należytą starannością. Decyzje te będą podejmowane indywidualnie dla każdej mobilności.
Ufam, że wszyscy rozumieją, iż dysponując środkami publicznymi (do jakich zaliczane są stypendia programu Erasmus+ i POWER) należy zadbać o ich przejrzyste i rzetelne rozliczenie.
Każdy student, który zdecydował się na powrót do kraju i przerwanie wyjazdu stypendialnego w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 ma obowiązek skontaktować się ze swoją uczelnią macierzystą (wysyłająca) i zgłosić przerwanie/rezygnację z mobilności drogą e-mailową do BWZ ( ). Oczywiście powinno to być zrobione w porozumieniu z uczelnią przyjmującą tj. w której student realizuje swój pobyt. Wyjaśnia to Komunikat Rektora w sprawie COVID-19 (patrz pkt. II) – w załączeniu.
Nazwiska osób, które dopełniły powyższej formalności będą przekazywane przez BWZ do DOS-u drogą mailową o przywrócenie na listę studentów wydziału macierzystego.
Osoby, które zdecydowały się zrezygnować z mobilności (przerwanie podpisanej umowy finansowej) zobowiązane są do przygotowania oświadczenia/zawiadomienia z podaniem przyczyny rezygnacji z wyjazdu oraz przedstawić wstępną kalkulację poniesionych kosztów, których nie da się odzyskać a także załączyć kopie dokumentów poświadczających poniesienie ww. wydatków. Mam świadomość, że udokumentowanie poniesionych kosztów będzie najtrudniejsze, jednak proszę o bardzo precyzyjne/rzetelne uzasadnienie ich braku. Każdy student ma obowiązek przygotowania takiego zawiadomienia wraz z wykazem kosztów i załącznikami samodzielnie nawet jeśli pewne koszty były poniesione przez 2 lub więcej studentów. Każda taka dokumentacja będzie oceniania indywidualnie i będzie podstawą do złożenia przez Uczelnię do NA-FRSE wniosku o kwalifikację przerwania wyjazdu jako „siły wyższej”. Dopiero poświadczenie takiego wyjazdu jako „siły wyższej” przez NA-FRSE będzie podstawą do ostatecznego rozliczenia Uczelni ze studentem.
Na obecnym etapie komunikacji wszystkie dokumenty związane z „siłą wyższą” mogą być przesyłane do BWZ w formie skanów (nie zdjęć) zgodnie ze wskazaniem otrzymanym z NA-FRSE
„NA dopuszcza wysyłanie dokumentów związanych z „siłą wyższą” z powodu COVID-19 (wniosek, etc.) w formie skanów przesyłanych w poczcie elektronicznej. Dokumenty te będą podlegały weryfikacji w ramach standardowych procedur związanych z audytami i kontrolami, co oznacza, że uczelnia musi posiadać oryginał pisma/oświadczenia uczestnika mobilności, na którego podstawie występuje do NA o uznanie przypadku jako „siły wyższej”. Przypominamy, że uczestnicy mobilności są zobowiązani do upewnienia się, czy linia lotnicza, w której dokonana została rezerwacja, dopuszcza możliwość odzyskania kwoty zapłaconej za bilet. Jeżeli taka informacja nie jest dostępna na stronie internetowej linii lotniczej lub informuje ona o niemożliwości odzyskania kosztów biletu (jak to ma miejsce w przypadku tzw. tanich linii lotniczych), to prosimy o zamieszczenie tej informacji w oświadczeniu podpisanym przez uczestnika (w treści podania lub w odrębnym dokumencie).”
Podobna sytuacja będzie dotyczyła poświadczenia opłaty za zakwaterowanie. W przypadku braku dokumentu finansowego należy dołączyć kopię umowy podpisanej z właścicielem, korespondencji e-mailowej prowadzonej w tej sprawie itp.
W razie wątpliwości lub braku uzasadnienia poniesionego kosztu BWZ będzie prosiła o uzupełnienie dokumentacji.
Proszę pamiętać, że ostateczne rozliczenie finansowe każdego stypendysty nastąpi po otrzymaniu przez BWZ oryginału przesłanych drogą e-mailową dokumentów.
Z uwagi na fakt zamknięcia Uczelni korespondencja wysyłana drogą pocztową nie będzie odbierana.
Wszystkie wyjazdy dotyczące roku akad. 2019-20 muszą być rozliczone formalnie do lipca br. Termin ten z uwagi na indywidualne przypadki może ulec przesunięciu.
Przypominam, że obecnie Uczelnia funkcjonuje w systemie bardzo ograniczonym tj. większość pracowników zdalnie w domu bez dostępu do sprzętu uzupełniającego (skanery, drukarki). Dlatego jakiekolwiek dokumenty będą formalnie rozpatrywane po powrocie pracowników do normalnego systemu pracy.