Regulamin

REGULAMIN KONFERENCJI

PROFESJONALNE KOMPETENCJE W SPORCIE
– Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK)

23 kwietnia 2026 r.
Akademia Wychowania Fizycznego im. Eugeniusza Piaseckiego w Poznaniu

Aula, Budynek Główny

 

1. Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem konferencji „PROFESJONALNE KOMPETENCJE W SPORCIE – ZINTEGROWANY SYSTEM KWALIFIKACJI”, zwanej dalej „Konferencją”, są Ministerstwo Sportu i Turystyki oraz Akademia Wychowania Fizycznego im. Eugeniusza Piaseckiego w Poznaniu.
  2. Konferencja odbędzie się 23.04.2026 r. w Auli Akademii Wychowania Fizycznego w Poznaniu.
  3. Regulamin określa zasady rejestracji, uczestnictwa oraz zachowania podczas wydarzenia.

2. Warunki uczestnictwa i rejestracja

  1. Uczestnictwo w Konferencji jest całkowicie bezpłatne.
  2. Warunkiem wzięcia udziału jest wcześniejsza rejestracja za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie https://awf.poznan.pl/konferencja-zsk/rejestracja/ w terminie do 15.04.2026 r.
  3. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O wpisaniu na listę uczestników decyduje kolejność zgłoszeń.
  4. Uczestnik, który dokonał zapisu, ale nie może wziąć udziału w wydarzeniu, zobowiązany jest do zgłoszenia rezygnacji na adres e-mail: konferencjazsk@awf.poznan.pl najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem Konferencji.

3. Sprawy organizacyjne i identyfikatory

  1. W dniu Konferencji każdy Uczestnik zobowiązany jest do potwierdzenia swojej obecności w punkcie rejestracyjnym (budynek główny AWF w Poznaniu – Wejście A), gdzie otrzyma identyfikator oraz materiały konferencyjne.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji tożsamości Uczestnika na podstawie dokumentu tożsamości ze zdjęciem w momencie wydawania identyfikatora.
  3. Uczestnicy mają bezwzględny obowiązek noszenia identyfikatora w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji.
  4. Nad prawidłowym przebiegiem Konferencji czuwa wyznaczona przez Organizatora obsługa, oznaczona dedykowanymi identyfikatorami.
  5. Obsługa organizacyjna służy Uczestnikom pomocą, informacjami oraz odpowiada za kierowanie ruchem i sprawną organizację przestrzeni. Uczestnicy zobowiązani są do wykonywania poleceń organizacyjnych wydawanych przez obsługę.
  6. Do dyspozycji Uczestników udostępniona jest bezpłatna szatnia z obsługą wydającą numerki. Organizator wymaga pozostawienia w niej okryć wierzchnich oraz większych bagaży.

4. Parking i catering

  1. Organizator zapewnia Uczestnikom możliwość skorzystania z bezpłatnego parkingu zlokalizowanego na terenie kampusu. Liczba miejsc parkingowych jest ograniczona.
  2. Wjazd na parking odbywa się na podstawie hasła „Konferencja ZSK”.
  3. Aby wjechać na parking, należy użyć domofonu oraz podać powyższe hasło.
  4. Organizator w trakcie trwania Konferencji zapewnia Uczestnikom przerwy kawowe oraz lunch.
  5. Warunkiem skorzystania z darmowego poczęstunku oraz lunchu jest noszenie w widocznym miejscu ważnego identyfikatora Uczestnika.

5. Zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialność

  1. Uczestnicy mają obowiązek przestrzegania przepisów BHP i ppoż. obowiązujących na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
  2. W przypadku ogłoszenia alarmu pożarowego lub innego zagrożenia Uczestnicy mają bezwzględny obowiązek natychmiastowego przerwania wykonywanych czynności i udania się do wyjść ewakuacyjnych, stosując się do poleceń obsługi Konferencji oraz służb ratunkowych.
  3. W razie nagłego pogorszenia samopoczucia lub urazu Uczestnik lub świadek zdarzenia powinien niezwłocznie poinformować o tym najbliższego członka obsługi. Organizator zapewnia dostęp do podstawowej apteczki pierwszej pomocy, zlokalizowanej w punkcie recepcyjnym.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników zgubione lub pozostawione bez opieki na salach wykładowych i korytarzach, a także za cenne przedmioty (np. sprzęt elektroniczny, portfele) pozostawione w odzieży w szatni.
  5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną i prawną za zniszczenia w mieniu Organizatora oraz na terenie obiektu dokonane z jego winy.

6. Ochrona danych osobowych i wizerunek

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 str. 1, z późn. zm.), Ministerstwo Sportu i Turystyki informuje, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych jest: Minister Sportu i Turystyki, z siedzibą w Warszawie (00-082), przy ul. Senatorskiej 14.
  2. Kontakt do inspektora ochrony danych: Inspektor Ochrony Danych Ministerstwo Sportu i Turystyki, ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa, adres e-mail: iod@msit.gov.pl .

Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

  1. Cel przetwarzania danych i podstawa prawna przetwarzania:

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z organizacją i uczestnictwem w konferencji pt. „Profesjonalne kompetencje w sporcie – Zintegrowany System Kwalifikacji”, która odbędzie się 23.04.2026 r. w Poznaniu, w celach związanych z:

a) kontaktem w sprawach organizacyjnych, w tym rejestracją na konferencję,
b) sporządzaniem list uczestników, w tym w celu zapewnienia identyfikatorów,
c) przeprowadzeniem konferencji,
d) przesłaniem materiałów po konferencji,
e) promocją Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO – niezbędność do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, w związku z obowiązującymi przepisami w obszarze Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji,

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f – niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. W takim przypadku prawnie uzasadnionym interesem administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa podczas Konferencji (zachowanie podczas Konferencji środków bezpieczeństwa związanych z listą uczestników),

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym w celach rachunkowych oraz wykonanie obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

Podstawą prawną przetwarzania, w tym publikacji, wizerunku na stronie internetowej Ministerstwa Sportu i Turystyki, BIP oraz w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. ZGODA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ. Zgodę na przetwarzanie wizerunku będą Państwo mogli wyrazić przy podpisywaniu listy obecności. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

  1. Źródło danych osobowych: Pani/Pana dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub za pośrednictwem Pani/Pana pracodawcy/instytucji – udostępnione poprzez formularz rejestracyjny dla uczestników konferencji.
  2. Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe w następującym zakresie:
    a) imię i nazwisko,
    b) adres e-mail,
    c) numer telefonu,
    d) stanowisko/funkcja,
    e) instytucja.
    W ramach dokumentacji konferencji może także być przetwarzany Pani/Pana wizerunek, czego podstawą, jak wcześniej przytoczono, jest Pani/Pana zgoda.
  3. Informacje o odbiorcach danych: Pani/Pana dane mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi IT, podmiotom, z którymi administrator zawarł umowę powierzenia, jak również organom i podmiotom upoważnionym do pozyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
  4. Okres przechowywania danych: Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do organizacji i przeprowadzenia konferencji, do czasu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, przez okres niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz przez czas niezbędny dla wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych. W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody, do momentu wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  5. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo do:

a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, zgodnie z art. 15 RODO;
b) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych, jeśli są błędne lub nieaktualne, zgodnie z art. 16 RODO;
c) usunięcia przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z art. 17 RODO, z zastrzeżeniem ust. 3;
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 18 RODO;
e) przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie danych odbywa się w związku z zawarciem umowy oraz w sposób zautomatyzowany), zgodnie z art. 20 RODO, z zastrzeżeniem ust. 3;
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, zgodnie z art. 21 RODO.

W przypadku skorzystania z powyższych praw prosimy o przesłanie stosownego żądania na podany w pkt 2 adres Inspektora Ochrony Danych.

Niezależnie od powyższego przysługuje Pani/Panu uprawnienie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

  1. Informacje o wymogu podania danych:

Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji ww. czynności przetwarzania jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu zgłoszenia i udziału w konferencji. Niepodanie wymaganych danych będzie skutkowało niemożnością uczestnictwa w konferencji (nie dotyczy wizerunku).

  1. Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane, a także nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowej.

Dane osobowe mogą być przekazywane do Państwa trzeciego w związku z publikacją w mediach społecznościowych.

  1. Uczestnictwo w Konferencji oznacza wyrażenie zgody na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika na zdjęciach i w nagraniach wideo wykonanych podczas wydarzenia, w celach promocyjnych i informacyjnych Organizatora.

7. Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji oraz odwołania wydarzenia z przyczyn od siebie niezależnych.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
  3. Rejestracja na Konferencję poprzez formularz zgłoszeniowy oznacza pełną akceptację wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu.